La organización de un evento corporativo, ya sea una pequeña reunión o un congreso de alcance internacional, requiere una planificación detallada, una organización minuciosa y la coordinación de multitud de procesos, que van desde la definición de un presupuesto hasta la contratación de los distintos servicios, pasando por cerrar acuerdos con posibles patrocinadores.
Estos últimos son una pieza clave para que el evento sea todo un éxito y una de las más difíciles de lograr, ya que los sponsors aportan una inversión cuyo retorno no está asegurado.
En otras palabras, para conseguir patrocinadores hay que saber dónde buscar y vender nuestro evento como una auténtica oportunidad.
Es por eso que la contratación de una agencia de organización de eventos te ahorrará tiempo y dinero, además de aumentar las posibilidades de éxito que solo puede proporcionar un equipo de profesionales.
Pero si quieres hacerte una idea de cómo conseguir patrocinadores, en este artículo te proponemos algunas claves.
¡Empezamos!
7 claves para conseguir mejores patrocinadores
Está claro que cuando se organiza un evento toda ayuda es bienvenida pero, la diferencia que hay entre un patrocinador cualquiera y un buen patrocinador, es mayor de lo que puede parecer.
Y como imaginamos que buscas el mejor posible, a continuación te contamos 7 puntos que debes tener en cuenta para encontrarlo.
1. Definir el evento
Para empezar, es esencial definir el evento en sí para aumentar las posibilidades de éxito. Algunos de los puntos más importantes son:
- Su propósito.
- Los objetivos estratégicos.
- Establecer una visión general y perfilar detalles como el público objetivo al que va dirigido.
- Los valores y la visión de tu marca.
- La imagen que se quiere transmitir a través del evento y el mensaje que quieres hacer llegar a los asistentes.
- Etc.
Teniendo eso claro, ya tienes mucho ganado para acercarte al éxito.
2. Definir el perfil de patrocinador que necesita tu evento
Existen muchos motivos por los que una empresa decide convertirse en patrocinadora:
- Aumentar las ventas.
- Captar clientes.
- Incrementar la presencia en redes sociales.
- Mejorar o afianzar la imagen de marca.
- Acceder de forma directa a un público potencial.
- …
Una vez definido tu evento, tendrás muy claro cuál es el tipo de retorno de la inversión que puede ofrecer tu empresa y, por tanto, sabrás a qué tipo de patrocinador dirigirte.
Si el objetivo de una empresa, por ejemplo, es aumentar su visibilidad en redes sociales y tu marca tiene una fuerte presencia en Internet, le resultará una opción muy interesante patrocinar eventos como el tuyo.
3. Establecer criterios para el patrocinio
Además de tener bien definidos los objetivos y la visión de tu marca, es imprescindible que establezcas unos criterios sobre el patrocinio y que los expongas en tu propuesta, para comprobar que los valores de la posible empresa patrocinadora están en sintonía con el evento.
Aunque a priori pueda parecer demasiado exigente, no hay que olvidar que no todo vale para conseguir financiación.
Si no hay coherencia, no habrá servido de nada y, además, puede llegar a ser contraproducente.
4. Busca empresas que hayan patrocinado eventos similares al tuyo
Para empezar a buscar posibles patrocinadores, una vez definidos los objetivos y los criterios, es muy útil hacer una búsqueda de eventos con similares características al tuyo y consultar cuáles son sus sponsors.
Si no se trata de una competencia directa, puedes incluso hablar con los organizadores de los otros eventos para recabar información.
5. Asegúrate de que la empresa interesada cuenta con recursos suficientes
Si en el proceso de búsqueda das con alguna empresa interesada en patrocinar tu evento, es importante comprobar hasta qué punto puede hacer frente a la inversión que necesitas. No servirá de nada que haya sintonía entre la visión de ambas empresas, si el patrocinador no cubre de forma suficiente los gastos del evento.
No hay que olvidar que ese es el principal objetivo de un patrocinio.
Una buena opción para evitar este tipo de contratiempos, es contactar con una empresa organizadora de eventos, que gestiona el presupuesto de marketing de forma eficiente y que, en muchos casos, cuenta con una reserva para patrocinios de sus clientes y un listado de referencias de empresas colaboradoras.
Como por ejemplo, nosotros. 😉
6. Haz una propuesta personalizada
Para despertar el interés de posibles patrocinadores, es importante conocer la empresa a la que va dirigida la propuesta y ofrecer la información de forma personalizada, para transmitir cercanía y confianza.
Investiga quién toma este tipo de decisiones en la empresa y redacta un mensaje persuasivo dirigido exclusivamente a esa persona, definiendo los argumentos que mejor se ajusten a sus necesidades.
7. Confía en los profesionales de la organización de eventos
Organizar un evento no es una tarea fácil y, tal y como señalamos al inicio de este artículo, conseguir patrocinadores es una de las tareas más difíciles.
En este sentido, es muy recomendable valorar la labor de las agencias organizadoras de eventos, que cuentan con experiencia profesional, amplias redes de contactos y una cartera de estrategias y recursos específicos para la contratación de patrocinios.
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